许多人在从事会议规划时，都以"方便"--主席的方便以及与会者的方便，作为会议选址的依据。这样做并不妥当，因为"方便"只是会议选址的诸种考虑之一。会议选址至少应顾及下列七个条件：
    (1)场地必须有空档且可供使用。

    (2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1.5米2的空间，才算理想。

    (3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过，却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。

    (4)必须拥有充足的照明及通风设备。

    (5)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。

    (6)必须令主席及与会者大致方便。

    (7)成本必须低廉。

    以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及令与会者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地点太接近办公室，就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了令与会者专心开会，主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但令与会者感到不便，而且也令会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。