由于开发区的性质所决定，经常要举办一些大小会议。比如：投资洽谈会议、项目评估研讨会、谈判会议、信息发布会、合同签字仪式、工程开工仪式、竣工仪式、剪彩仪式、企业投产典礼、外宾接待等会议和庆典。为此，掌握会议的策划常识很有必要。

一、        基本要素

1、        主办者：根据会议目标和规则，制定具体方案加以实施，为会议活动提供场所、设施和服务。保证会议的组织性和有序性。

2、        发起者：最早倡议并参与组织会议活动的单位或者个人。

3、        承办者：具体落实会议的组织机构。对主办者负责。

4、        东道主：会议活动举行地点的主人。主要任务是提供会议活动的场所和设施，负责会议活动的接待。

5、        与会者：参加会议的对象。包括正式会员和代表、列席成员、特邀嘉宾、旁听人员。国际会议安排观察员参加，非正式资格，无表决权。

6、        会议议题：会议主要解决的问题和主要 内容一二三。

7、        会议主题：贯穿各议题的主线和中心思想。比如如何应对新世纪的挑战。

8、        动议：会议期间临时提出的议题，比较紧急，有针对性。

9、        过程文件：会议期间的 记录、会谈记录、会见记录等。

10、  最后文件：会议结束时的书面文件。包括决议、决定、纪要、公报、合同、协定、谅解备忘录、宣言、声明、计划、纲领等。

11、  会期：会议从正式开始到结束的跨距。周期性的会议，每年有固定时间召开，或者每月的例会。

12、  休会：会议期间的临时休息，或者是给与会者足够时间研究磋商，或者是因为外界影响被迫中断。

13、  闭会：在正常情况下，完成各项议程，结束会议。

二、        会议策划

1、        会议目标任务：根据工作需要，经领导班子研究，确定会议的内容，制定会议的目标、议题、议程。

2、        会议规模方式：策划好参加人员范围、场地成本、座位格局、会场气氛、场地布置。

3、        会议发言方式：确定会议的主持人、报告人、发言人。安排顺序，检查讲稿，限制人数，控制发言时间。

4、        会议名称确定：根据会议主题，制作会标。根据会议性质，选择会议场地。报告会议需要大礼堂，研讨会议需要圆桌，谈判需要对面两排而坐。

5、        会议议程日程：议程是根据主题确定的程序，考虑到内容、主次、轻重、先后顺序一一列出。日程是根据会期天数，安排每天做什么活动。包括报告、研讨、参观、就餐等。时间、地点、召集人、参加对象一一列出。

三、        会议准备

1、        会务筹备组：大型会议都要设置会务服务系统。要设专门人员负责。

2、        组织机构：包括秘书组、联络组、提案组、宣传组、简报组、会务组、保卫组、总务组等。

3、        责任明确：做到人员落实、时间落实、文件发放、住宿、车辆、餐饮、等物质准备落实到位。按照时间进度保障。有的会议还需要做好保密工作。

4、        会议通知：要提前发送会议通知、邀请函、请柬等。写明会议名称、主办单位、内容、时间、地点、参加对象、联络方式等。

5、        会议证件：大型会议要制作代表证。主要内容包括会议名称、会徽章、姓名、照片、组别、编号、会议日期等。

6、        会场布置：设签到处。挂会标、标语口号、旗帜、花卉、音响；主席台布置、席位安排、座位标签；同声音翻译机构；会议材料、奖品的摆放；空调、饮料、文具、视听器材；安全通道、消防设施；

7、        会议费用：主要包括场地费用、装饰费用、设备、交通、人工费用；文具资料费用、礼品和纪念品、餐饮食宿费用等。

8、        会议文件：要提前编写制作必要的会议文件。商务洽谈会议要制作会刊，包括参加会议的单位介绍、主要产品、联络方式等。并确定专人负责记录、录音、录象等，做好新闻报导和简报制作。

四、        会议接待

1、        拟定方案：根据办会方针和接待规格，安排好迎接送行人员，宴请规格、住宿条件，以及参观考察、娱乐活动等。

2、        接站：主办方要安排人员在机场、港口、火车站迎接。确定迎接规格，陪同人员。制作引导标识和指示路牌。必要时候对于高级领导要安排献花和欢迎队伍。

3、        住宿：要安排在靠近会场的地方。根据参加会议人员的职位和身份，安排不同级别和规格的房间。随行人员另行安排。发放作息时间和会议日程表。

4、        就餐：根据客人的民族习惯和国籍，安排适当的酒店。宴席、工作餐、酒会要根据需要具体确定。发就餐凭证，标出时间、地点、组合形式。餐桌上要摆放编号人数。服务员要讲究礼貌。

5、        报到：设置会议接待大厅，服务人员做 好签到、登记、验证。发放文件，预收费用，安排住宿。对于典礼仪式和纪念性会议要设置会议签到簿，与会者要亲自签名，是参加会议的凭据，以便留作永久纪念。

6、        会议活动：除了正式会议外，必要时候安排文艺演出、参观考察、研讨等。各组要安排好陪同人员和新闻记者。

7、        送行：要提前预订返程票，送行车，做好费用结算，换正式发票。为了增加感情，可以发放纪念品。

五、        会见会谈

1、会晤：双方见面，交换意见，沟通信息，交换立场，联络感情。

2、接见：身份高的人士，会见身份低的人士；主人会见客人；领导人会见代表和先进个人。

3、召见：身份高的人或者主人，在自己的驻地，主动接见身份低的人或者客人。多使用于外事活动。涉外召见的要求是：座位安排“主左客右”，翻译记录人在后面坐；悬挂主方国旗；摆放水果茶水鲜花；主任在会客厅门口迎候，工作人员在大门口迎候。秘书介绍主客领导人后，再由领导人按照“先主后宾”的顺序，介绍双方随行人员。会谈完毕按照“主左宾右”的位置合影留念。

4、拜会：身份低的一方或者客人，主动去见身份高的人或者东道主。常带有礼节性。

5、回拜：一方受到接见或者拜会之后，回访对方，表示互相友好、尊重和感谢。

六、        签字仪式

1、        签字仪式的作用：确认会谈文件的效力，正式签署后生效；体现对于会谈成果的重视； 通过参加人见证，通过记者报道扩大影响。

2、        签字仪式的准备：通过反复磋商后定稿，用中外两种文字写成，严格校对后交付印刷、正规装订成册（正本和副本）。

3、        签字仪式：签字人可以是参加谈判的主谈判人，也可以是更高级的领导人，可以代表一级政府的法人资格。代签人必须出示委托人亲笔签字的委托书。注意签字人的级别规格要相等。可以安排保证人、律师、公证人员参加签字仪式。助签人要指明签字处。然后双方加盖公章产生法律效力。

4、        签字仪式现场布置：签字桌上摆放各方席卡，写明组织名称、职务和姓名。涉外签字要使用中外两种文字，插挂双方国旗，会标也使用两种文字。签字位置按照“左主、右客”的惯例。参加签字人员按照“主左、客右”的原则站立于签字人后面。签字结束后立即举行酒会举杯共庆会谈成功。工作人员提前准备好香摈酒和酒杯等。

七、        庆典仪式

1、        开幕式、闭幕式：确定参加会议人员的范围，包括主办单位和上级机关的领导人，协助单位、赞助单位代表，东道主以及活动有关单位。群众代表，新闻记者。提前准备好发言稿。政府举办的会议，开幕式要放国歌、闭幕式播国际歌。

2、        确定主持人、致辞人和剪彩人：主持人通常是由东道主或者主办单位方；致辞人的身份应该高于主持人，比如主持人是副职务，致辞人应该是正职务。剪彩人由主办单位和相关单位的最高领导人，身份级别要大体相等。剪彩时候放音乐，参加人员鼓掌祝贺。

3、        现场布置准备：礼仪小姐，彩球彩带，剪刀托盘，胸花，纪念品；签到薄要美观雅典，留下领导墨宝；仪式完了后，可以安排文艺表演等活动。

4、        开工揭幕仪式：一般都在现场举行，要准备好临时主席台，奠基牌碑，剪彩用品，烟花爆竹，安排宴席。

八、        宴会

1、        宴会的形式：国宴，是以国家元首的名义的庆典，或者欢迎外国元首。正式宴会，除不挂国旗、不奏国歌外，以国宴基本相似，用于国际会议和涉外交往。便宴，主人接待来宾，气氛轻松活跃。酒会，鸡尾酒，略备小吃，不设坐椅，客人随意走动，便于交谈。适应于庆典、开幕、签字仪式等场合。茶会，讲究茶叶和茶具，同时备有咖啡、水果和小吃。是一种研讨会休息时间的招待形式。工作餐，自助餐或者快餐，形式简单、随意，方便工作交流，节约时间和费用，在时间紧迫、关系密切、不拘礼节场合下采用。

2、        宴会的目的：举行宴会要师出有名，或者是欢迎来宾，或者是节日庆典，或者是开工典礼，或者是谈判成功。高兴而来，乘兴而归。目的不明确的宴会别人不敢参加会有顾虑的。

3、        宴会的的规格：要看来宾身份的高低而决定，有时候要看双方的关系而决定。欢迎宴会要在客人到来的当天举办，要考虑客人的禁食规矩和餐饮习惯。

4、        宴会的桌次：主桌，设在进门的右侧或者后侧。席位，主人居中而坐，右侧为主宾，其他按照职位高低确定远近。主宾和夫人坐在主任的两侧，如果主人的夫人不能够出席，要安排身份相当的女士来陪伴客人的夫人。主办方的陪同人员，要交叉与客人相坐，便于交流和照顾客人。

5、        宴会的程序：迎候、入场、就坐、介绍、致辞、祝酒、交谈、送别、进休息室。主办方面要周密安排，服务热情，考虑完善，细节体现水平。

九、        新闻发布会议

十、        展览会议